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Como usar o planner para se organizar: dicas para iniciantes

Por 19 de janeiro de 2017Organizando tudo!

Eu sempre fui aquela pessoa que adora fazer listas, bolar mil projetos na minha cabeça e no final, não colocar nem metade em prática! Depois de várias tentativas para organizar as minhas atividades, encontrei uma forma bem simples e perfeita para me motivar. E isso, pra mim, foi um divisor de águas!

Cada um tem sua forma de planejar e se organizar. Mas nesse post vou mostrar como eu organizo minhas atividades da semana com o planner e quem sabe, essas dicas funcionem com você também.

Como usar o planner para se organizar

Como usar o planner para se organizar: dicas para iniciantes

Anote compromissos e rotinas da semana

A primeira coisa que faço é preencher no planner os compromissos e as atividades importantes que são rotineiras na semana. Inclua aquelas tarefas que nos ajudam a manter a limpeza e organização do ambiente como as tarefas de limpeza e organização da casa, ou ainda aquelas que ajudam na nossa saúde física e mental como idas à academia, cuidados pessoais, etc.

Ao fazer isso, eu consigo ver quanto tempo terei na semana para me dedicar à outras atividades e projetos. Por exemplo, caso você queira começar um curso de línguas, fica bem fácil ver quais dias e quantas horas disponíveis terá para a nova atividade.

Deixe anotado também aqueles compromissos incertos. Você pode escrevê-los à lápis, se desejar. Assim você irá evitar conflitos de agenda no futuro.

Defina uma meta para a semana

Defina uma meta para a semana. Isso funcionará como um estímulo para lhe dar mais motivação e força de vontade pra chegar lá! Para que a meta seja eficiente, é importante que ela seja objetiva. Por exemplo, beber mais água todos os dias, ir com frequência à academia ou ler mais não são boas metas. Elas precisam ser mais específicas como: beber 2l de água por dia, ir 3 vezes na semana à academia, ler 100 páginas de um  livro, etc. Ao registrá-las no planner e comprometer-se com elas, você fica mais motivado à cumpri-las.

E a cada semana que você se supera, vai notar que sua confiança vai aumentar para definir metas cada vez mais desafiadoras. Uma dica para que fique ainda mais fácil de concluir a meta, é deixar um post it colado em um lugar que você vê com frequência para que não se esqueça do que você se comprometeu a fazer.

Programe as atividades na semana

Agora que você já definiu seus objetivos para a semana, é hora de encaixá-los em sua programação. Para isso, quebre os seus objetivos em atividades menores e bem definidas. Por exemplo, se você pretende publicar um vídeo para o seu canal no Youtube, pode quebrar suas atividades desta forma:

  • Pesquisar um tema de relevância para o vídeo
  • Fazer o roteiro do vídeo
  • Montar o cenário e equipamentos para a gravação
  • Gravar o vídeo
  • Editar o vídeo
  • Fazer a descrição do vídeo
  • Subir o vídeo no Youtube
  • Divulgar vídeo no Instagram e no Blog

Ao fazer isso você consegue ter mais clareza do tempo e dos recursos que irá precisar. Quando planejamos uma atividade sem quebrá-la dessa forma, perdemos a motivação para fazê-la. Nós tendemos a adiá-la e procurar outras atividades mais fáceis ou mais rápidas. Ter grandes objetivos é importante, mas seja realista em relação ao tempo e a energia que irá precisar. E lembre-se que a cada atividade concluída, você estará um degrau a mais perto de chegar lá!

Como usar o planner para se organizar: dicas para iniciantes 1

Reveja suas atividades incompletas

Após a semana terminar, reveja todas as atividades e marque uma flecha ou algum sinal que indique que aquelas que não foram concluídas. Se o seu planner tiver muitas marcações, isso indica que você precisa de mais tempo para realizar as atividades ou você está procrastinando. Nesse caso, veja se há alguma forma de torná-las mais simples ou de quebrá-las em atividades menores ainda.

Da lista de atividades não finalizadas, separe quais delas são importantes ou urgentes e inclua na lista de atividades para a próxima semana. Nesta etapa é importante atentar-se às atividades que já estão sendo adiadas há algum tempo. Nesse caso, reveja se elas são realmente importantes. Para analisar isso, eu faço as seguintes perguntas:

  • Alguém será prejudicado se eu não fizer isso (incluindo eu)?
  • Quais os benefícios vou obter ao finalizar a atividade?
  • Existe uma outra maneira mais simples e fácil de alcançar o mesmo objetivo?
  • Dependo de algo ou alguém para finalizar a atividade? Quais alternativas tenho para depender menos dessa pessoa (aqui inclua fornecedores, funcionários, equipe, família, tempo, etc)e ter mais autonomia ou flexibilidade para terminar a atividade?

Mantenha sua anotações por perto

Para não perder suas anotações e planejamento de vista é importante deixar o planner no local que você passa maior parte do seu tempo, por exemplo no seu escritório, atelier, na mesa da sala, etc. Se possível, mantenha-o sempre aberto na página da semana atual em um local onde você pode consultá-lo várias vezes ao longo do dia. Apesar de simples, esse simples detalhe pode fazer toda a diferença na sua rotina.

Destaque anotações, eventos e prazos importantes

Procure uma forma de destacar no seu planner ou agenda todas as anotações de eventos, prazos ou lembretes importantes. Faça marcações com canetas coloridas, marca textos, adesivos, carimbos, etc. Seja qual for o seu método preferido, certifique-se as anotações mais importantes ficarão bem visíveis, assim você evita que elas se percam no meio da sua lista de atividades.

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Autor Liana Uehara

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